Verspätete Zahlungen und Zahlungsausfälle von Kundinnen und Kunden sorgen in vielen Unternehmen für schlaflose Nächte. Nicht umsonst, schliesslich sind Zahlungsverzüge für rund ein Viertel aller Konkurse verantwortlich.
Zahlungsverzüge setzen KMU zu
Die Zahlungsmoral von Schweizer Unternehmen sinkt die Zahlen sprechen eine klare Sprache. In einer aktuellen Studie wurde festgestellt, dass 20,5 % der B2B‑Rechnungen im ersten Quartal 2025 verspätet bezahlt wurden – gegenüber 18,5 % im Vorjahr. Und satte 80 Prozent aller Unternehmen gaben im Coface Economic Observatory 2025 an, dass sie in den vergangenen zwölf Monaten Zahlungsverzüge erlitten haben
Gleichzeitig stieg auch die Zahl der Konkursverfahren in den ersten drei Quartalen 2025 um 20 Prozent im Vergleich mit dem Vorjahr. Allerdings erklärt sich diese Erhöhung zumindest teilweise mit den auf 1. Januar 2025 in Kraft getretenen Verschärfungen des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs.
Die Schweiz ist nicht alleine – in Europa zeigen sich ähnliche Entwicklungen. So zeigt das Coface Payment Survey 2025, dass in Deutschland 81 Prozent aller Unternehmen von Zahlungsverzügen betroffen sind. Noch höher ist der Anteil in Frankreich mit 86 Prozent sowie im Vereinigten Königreich, wo sogar 90 Prozent aller Unternehmen
Dies zeigt: Ein rechtzeitiges Inkasso ist unverzichtbar, um die eigene Liquidität zu sichern – im Geschäft mit Kundschaft im In- und Ausland. Im besten Fall lässt sich so zudem ein langer und teurer Rechtsweg sparen.
So läuft das Inkassoverfahren in der Schweiz ab
Betreibungen und Inkasso sind in der Schweiz dezentral geregelt. Für die Durchsetzung von Forderungen ist in jedem Kanton das jeweilige Betreibungs- und Konkursamt zuständig. Es vollstreckt gerichtliche Anordnungen und führt die Register. Zumindest gilt seit 2011 eine einheitliche Zivilprozessordnung, die schweizweit gültig ist und die früheren kantonalen Verfahrensgesetze ersetzt hat.
Dabei lässt sich der gesamte Inkassoprozess in zwei Phasen aufteilen: die aussergerichtliche Phase und das gerichtliche Verfahren.
Aussergerichtliche Phase
Hat eine Schuldnerin oder ein Schuldner alle Zahlungsfristen verstreichen lassen, ist es oft ratsam, dem säumigen Kunden oder der säumigen Kundin eine letzte Mahnung per eingeschriebenem Brief zu schicken. So lassen sich allfällige Gebühren oder Gerichtskosten und der zugehörige Zeitaufwand vermeiden.
Auf den Rechnungsbetrag darf in diesem Schritt ein Verzugszins für die verspätete Bezahlung aufgeschlagen werden. Üblicherweise beträgt der Verzugszins 5 Prozent gemäss Regelung im Obligationenrecht (OR Art. 104). Es kann aber auch ein höherer Zins vereinbart werden.
Im Idealfall wird die offene Rechnung anschliessend beglichen und der Fall kann zu den Akten gelegt werden.
Wichtig: Eine Mahnung ist in der Schweiz nicht zwingend. Gläubigerinnen und Gläubiger können Betreibungen ganz ohne Zahlungserinnerung veranlassen.
Gerichtliches Betreibungsverfahren
Ist auch auf die letzte Mahnung keine Reaktion erfolgt, führt kein Weg an einer Betreibung vorbei. Mit der Eröffnung eines Betreibungsverfahrens wird auch die Verjährungsfrist der Forderung eingefroren. Diese beträgt in der Regel fünf oder zehn Jahre.
Der Ablauf eines Verfahrens Schritt für Schritt:
- Die Gläubigerin oder der Gläubiger leitet die Betreibung beim Betreibungsamt ein.
- Das Amt stellt der Schuldnerin oder dem Schuldner anschliessend einen Zahlungsbefehl zu.
- Die Schuldnerin oder der Schuldner kann innert zehn Tagen Rechtsvorschlag gegen die Betreibung erheben, ohne Begründung. Damit ist der Zahlungsbefehl ausgesetzt.
- Will die Gläubigerin oder der Gläubiger die Zahlung dennoch durchsetzen, muss sie oder er die Schuld vor Gericht einklagen. Dieser Rechtsweg ist allerdings mit viel Aufwand verbunden und kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Formelle Verfahren dauern je nach Kanton ein bis drei Jahre.
Gut zu wissen: Vor einer Klage ist in vielen Fällen eine Schlichtung oder Mediation vor Friedensrichter zwingend. Eine Ausnahme ist möglich, wenn beide Parteien darauf verzichten oder die Forderung über 100’000 Franken beträgt.
Bestätigt allerdings ein unterschriebenes Dokument die Schuld eindeutig, kann die Gläubigerseite eine provisorische Rechtsöffnung beantragen. Das ist ein vereinfachtes Verfahren, bei dem das Gericht anhand der Dokumente entscheiden kann. So kann die Frage schneller rechtlich geklärt werden.
Wer muss die Kosten eines Inkassoverfahrens in der Schweiz bezahlen?
Die Kosten für das Inkassoverfahren bleiben bei einer berechtigten Forderung vollständig bei der Schuldnerin oder dem Schuldner. Von Gesetzes wegen kann nur die ursprüngliche Hauptforderung zuzüglich 5 Prozent Verzugszins eingefordert werden. Aber ein höherer Verzugszins und auch Mahngebühren sind möglich, sofern sie vertraglich vereinbart wurden.
Entsprechend sind die Betreibungskosten für die Gläubigerin oder den Gläubiger in der Schweiz tief – solange es zu keinem Gerichtsverfahren kommt. Sobald der Rechtsweg aber nötig ist, können die Kosten in die Höhe schnellen, insbesondere für den eigenen rechtlichen Beistand.
Mit der Vergabe des Auftrags, die Schuld einzutreiben, an einen Inkassodienstleister wie Coface, lassen sich solche Rechtskosten oft vermeiden. Denn mit professionellen
- auch hier fällt eine Gebühr an – in der Regel nur im Erfolgsfall, sofern und deutlich tiefer als Kosten für Rechtsstreit
Here we need to phrase it so there is no ambiguity. We offer a success fees solution BUT during the amical phase. If we go for the juridical phase, costs engaged will be reinvoiced to the customer. However, using a professional to recover debts help to be more successful during the amical phase.
Inkassoverfahren bei internationalen Gläubigern – eine komplexe Aufgabe
Anders ist die Ausgangslage insbesondere dann, wenn die Gläubigerin oder der Gläubiger im Ausland sitzt. Oft gibt es grosse Unterschiede, die es zu beachten gilt, da Inkassoprozesse und Rechtssysteme komplett anders sein können. Zudem müssen gegebenenfalls kulturelle Unterschiede und lokale Gepflogenheiten berücksichtigt werden.
Auch Kommunikationsschwierigkeiten können das Inkasso zusätzlich erschweren. Das gilt sowohl in Europa und anderen Industrieländern als auch bei Exporten in Schwellen- und Entwicklungsländer. Solche Verfahren erfordern viel lokales Know-how und entsprechende Kontakte, was das Inkasso zu einer grossen Herausforderung für Unternehmen macht.
Darüber hinaus sind die Kosten und die Dauer eines Inkassoverfahrens oft schwer abzuschätzen. Für viele Unternehmen, insbesondere für KMU, ist dies daher kaum machbar.
Lohnt sich die Beauftragung eines Inkassounternehmens?
Offene Rechnungen sind für Unternehmen mehr als nur ärgerlich. Bleiben Zahlungen aus, können daraus schnell Liquiditätsengpässe entstehen, die im schlimmsten Fall existenzbedrohend sind. Ein professionelles Inkasso zahlt sich deshalb oft aus.
Spezialisierte Anbieter wie Coface unterstützen mit Expertinnen und Experten vor Ort, die die lokalen Gegebenheiten der wichtigsten Märkte kennen.
Das bringt mehrere Vorteile:
- Die Kundenbeziehung lässt sich durch einen externen Intermediär oft besser wahren.
- Der Aufwand für Forderungsmanagement und Inkasso wird ausgelagert.
- Der Prozess kann dank lokaler Expertise häufig beschleunigt werden.
Das ist besonders wichtig, wenn hohe Beträge offen sind oder sich die Abnehmer in ausländischen Märkten befinden, deren Rechtssysteme und Geschäftsgepflogenheiten sich deutlich von der Schweiz unterscheiden, etwa in China oder Indien. In solchen Fällen braucht es Fachwissen und lokale Erfahrung, um Forderungen effizient und verlässlich einzutreiben.
Mit Coface Inkasso überfällige Zahlungen weltweit eintreiben.
